浅析加强档案信息化建设的意义

　　摘要：随着计算机信息技术的应用，各种电子信息载体应运而生，传统的纸质档案管理将向电子档案迈进，各级档案工作者应与时俱进做好档案管理与服务工作。
　　关键词：档案管理；信息化；建设
　　档案信息化是以计算机、网络、信息技术为手段，借助现代管理理念，涉及多学科知识应用的新型工作模式，其核心目标是提高档案现代化管理水平。加快传统纸质档案数字化改造与电子档案有机结合，是加强档案信息化建设的必要手段，也是档案工作迈向现代化的必由之路。
　　一、信息化环境下档案管理工作的现状
　　习主席在深化供给侧结构性改革中指出：要加快推动互联网、大数据、人工智能和实体经济深度融合，为建设科技强国、网络强国、数字中国提供有力支撑。数据已成为重要的战略资源，对数据的整合、安全管理与利用将产生巨大的经济和社会效益。
　　档案是人类活动中形成的最原始、最全面的各项实践活动的信息记录，是社会的宝贵财富，是人类重要的历史文化遗产，是国家大数据信息的重要组成部分，具有极其重要的战略价值。而传统的档案管理模式手段单一，造成标准难统一、收集不及时、管理不规范、技术存壁垒、数据难整合、安全有隐患、查找不便捷、利用难落实等问题。目前，档案信息化工作存在以下问题：
　　一是对档案管理工作的认识不到位。有的单位提出了加强档案管理工作的要求，没有全面挖掘档案管理的价值；有的单位领导认为档案工作是边沿工作，使其长期处于边缘化状态；有的单位对档案管理工作投入资金不够，造成档案信息化保障弱；有的单位缺少人才考核、选拔等激励机制，难留住专业人才；有的单位停留在传统的档案管理工作观念，导致档案管理低效率。
　　二是档案管理人员缺乏专业知识。档案管理要求档案管理人员对信息管理工作具有系统性认识和较高信息管理水平技能。但有的存在兼职、专业度不够，影响到档案的管理、利用、鉴定等价值深度挖掘。
　　三是档案管理的方式方法有待改进。当前许多单位仍然采用传统纸质档案管理方式，同时缺乏完善的电子档案管理制度，造成档案管理利用存在问题。
　　1、档案管理手段不完善。有的单位档案原材料收集、归档不及时，易造成档案材料缺失和责任不清问题。不能有效通过信息化手段实现对档案和档案管理人及借阅人的监督和管理。
　　2、纸制档案数字化不及时。有的单位没有将档案及时进行数字化，因保管环境原因易造成损失的档案没法恢复。有的档案管理停留在目录和图片检索阶段，不能对电子文件进行OCR识别，不能实现档案信息全文检索和元数据提取。
　　3、档案查借阅耗时耗力。一些档案管理软件不能自定义纸质档案和电子档案的借阅流程管理，不能对归档后的实体和电子文件进行管理利用，不能实现档案的可视化库房管理，无法实现档案信息的互联共享；导致部门间信息调阅共享出现了技术和管理瓶颈。
　　4、档案整理和利用效率低。电子档案由于没有实现规范化管理，导致不能提取原数据，影响到大数据运用。有的电子档案模糊不清，不能作为有效的电子原件使用，导致工作中仍需要使用纸质原件，对纸质原件损耗大，容易造成丢失和缺损。
　　5、档案的安全性管理水平低。有的单位档案管理软件无法达到档案信息安全性的要求。无法利用现有软件建立各种门类电子档案的目录数据库、全文数据库、多媒体数据库及专题数据库。无法有效防止案卷材料被删改、替换和失泄密等问题。
　　二、加强档案信息化管理的措施
　　一是建立统一的档案信息化建设标准规范。重点做好管理性、业务性和技术性标准规范。依据中办发〔2014〕15号《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》和国家档案行业标准技术规范为指导。在档案信息著录的规范化方面遵照国家《档案著录规则》、《电子文件著录规则》标准，来形成数据条目，完善档案信息基础数据库。加快纸质档案数字化建设，加强对电子档案管理利用。在档案信息存储规范化上应考虑数据安全与稳定，制定相应的保存载体标准和操作规范。建立档案信息化全程保护和传递记录制度，增强数据的准确性、原始性、完整性和可用性。
　　在档案信息化管理软件技术功能上，必须具备档案的收、管、存、用及档案统计等基本要求。通过密级鉴定，自动做好档案分类；通过权限密码管理、身份验证、过程记录、安全预警、纸电档案一体化管理等功能，从而保证电子档案的安全性，减少丢失或篡改等现象。
　　二是加强档案人才培养管理。储备档案信息化管理专业人员是加强档案信息化建设的关键。数字时代档案管理者既要有扎实的传统档案知识，又要兼备计算机、网络、通讯技术知识。加强档案信息化建设，必须注重对现有人员的信息素质技能培养教育。
　　三是改善档案管理设施条件。信息化条件下，档案管理部门要认识到档案管理工作本质上是信息管理工作，要改变传统的纸质档案管理模式，要保障和升级档案信息化所需的软硬件设施与设备，加大相关信息管理知识的培训与学习，使档案管理工作进入信息化时代。
　　三、加强档案信息化管理带来的变革
　　只有加强档案信息化管理才能解决现在档案管理过程中存在的问题，才能满足档案信息化发展的需要。通过建立档案全流程管理制度标准和技术，实现档案收集整理自动化、原始档案安全管理常态化、资源管理数字化、信息利用网络化、业务管理信息化、纸电档案一体化、档案库房智能化、档案数据应用实战化、监管指导全程化、远程管理可视化；实现实体档案和電子档案全方位、全过程集中式有效管理和安全控制，全面提升信息化管理水平，确保查询利用快速、统计结果准确，满足用户对档案管理和利用需求。
　　总之，现代信息技术的应用对档案科学化管理具有重要意义。档案管理工作者应借助信息化技术手段，不断对传统档案管理方式进行创新，更好的实现数据挖掘，提供快捷、准确、安全、方便的服务以及信息流转的规范管理和资源共享，满足档案信息化建设发展需要。
　　参考文献：
　　[1]丁帅.加强档案信息化管理的思考[J].档案天地，2015，（11）
　　[2]李涛.如何做好大数据时代的档案管理工作[J].黑龙江档案，2016，（06）
　　[3]方满银.档案管理信息化的安全性探讨[J]现代经济信息，2014，（09）：160
　　[4]刘玲玲.新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J].信息技术与信息化，2014（4）

相关热词搜索：浅析 信息化建设 意义 档案