新形势下医院档案管理信息化建设探析

　　摘要：医院档案管理工作如何实现现代化，关键是将档案管理与信息技术相结合，要从健全管理制度、完善现代化技术和装备、加强数据安全管理、组建复合型管理队伍等方面入手，不断推动医院档案管理的信息化建设。
　　关键词：档案管理；信息化；现代技术；数据安全
　　随着当今世界信息化进程的加快，以及医药卫生体制改革的深入，医院档案管理工作也面临着新的机遇和挑战。新形势下如何提高档案管理水平，实现档案信息资源深层次的开发和利用，推动医院档案管理工作向标准化、规范化、科学化迈进，笔者认为最有效的途径就是加强档案管理信息化建设，把档案信息的管理与利用从传统的手工方式转移到现代化层面上来，充分发挥档案信息资源作用，为医院各项工作更好地服务。
　　一、档案管理的信息化的内涵
　　“档案管理的信息化”，是指檔案管理的模式由原来的以档案实体保管作为重点，转向以档案实体通过信息化形式向社会提供服务作为重点。主要包括：
　　（一）数据资料信息化
　　应用扫描仪、计算机和网络把应当存档的文件、资料信息等以统一规范的数据格式录入计算机，以备处理。
　　（二）工作流程信息化
　　通过专用软件实现档案分类、编目和排序，为此首先需要规范管理流程、确定岗位员工的工作标准，减少人为调控和干预。为保证文档一致性，医院办公自动化系统要与档案管理系统兼容。
　　（三）档案检索信息化
　　在施行分级检索制度的前提下，通过医院网络和互联网可随时准确地检索到所需要的存档文件、资料、原始记录、文献等。
　　二、医院档案管理信息化建设的重要性
　　（一）有利于保护珍贵的档案原件
　　在传统的档案归档方式中，档案资料大多是以纸质化的形式存在，经常出现档案原件被过多地直接使用，或过多借阅，造成原件损坏的现象；将医院的各类档案进行信息化手段处理后，可以有效地保护档案原件，有效地降低和避免重要资料丢失的风险。例如，医院建设和发展过程中，不同时期的某些珍贵的历史资料，包括历史文字资料和照片资料等，将这些重要资料进行信息化处理，应用计算机对原件进行电子扫描，之后以电子文件的形式进行收藏、管理和使用，就可以有效地保护档案原件。再如，某些疑难病例的医学档案是非常珍贵的，具有重要的医疗、教学和科研价值，将其进行信息化处理后，就可以将原件在病案室进行妥善地长期保存，而将其电子文件形式的档案多次重复地应用于各项医疗、教学和科研工作之中。
　　（二）有利于档案信息的检索和使用
　　在医院工作中，档案部门要对各类文件进行及时录入。在纸质文件时代，采用手工操作的方式，档案人员要花相当多的时间和精力埋头于整理档案和登记目录，工作量大。如果遇到信息改动，改动一处就要发生连锁反应，相关的地方都要改动，耗费大量的时间和人力。将档案信息化处理后，可以把档案人员从繁琐的手工劳动中解放出来，利用计算机软件进行工作，大大改善了工作条件，信息改动时只需输入指令就可以自动完成系统调整。在检索、查询档案资料时，以往手工查询费时费力，有时还不一定能达到目的。将档案信息化处理后，采用了电子目录和电子文档归档，提供了快捷的电子信息查询系统，使用时只需输入关键词，相关资料信息就可一一呈现在计算机屏幕上。这种智能化检索方法，速度快，范围广，有效地提高了工作效率。
　　（三）有利于档案信息资源的整合和共享
　　档案资源整合重在体现档案信息的系统性、有效性和共享性，其最终目的是进一步扩大档案资源的使用范围，这是档案事业顺应社会信息化潮流的趋势所在。以往在医院各部门、各科室需要随时调阅有关档案时，存在很多不方便因素，档案信息化后，利用医院全院电脑联网，就解决了这一问题。电子文件比档案原件更易于导航，可增强对原始档案的应用程度和应用范围，提高档案原件的利用率。档案部门可充分发挥互联网潜能，通过网页陈列和导航，向各用户介绍馆藏，进一步促进馆藏档案的利用，最大限度地实现档案信息资源的共享。
　　三、医院档案管理信息化建设的现状和存在的问题
　　（一）档案信息化建设意识薄弱
　　完整系统的医学档案资料，不仅对研究借鉴医院管理和发展的历史经验有很大参考价值，而且对研究医院的学术经验、对病人的身体健康态势、对涉及医疗纠纷问题的结论和处理都有重要参考价值。由于我国经济水平和发展速度的制约，长期以来形成了重物质轻信息、重眼前轻长远的观念，有些医院领导的档案管理意识还较淡薄，认识不到档案工作在医院管理中的重要性和必要性，档案管理的基础设施简陋。有些单位没有设立独立的档案室，以致各个科室自行保管文件材料，损坏丢失严重；已建立档案室的，虽配有专
　　（兼）职档案管理人员，但在档案管理上，只求检查能过关，不愿投资搞档案发展建设。
　　（二）档案信息资源的开发利用率不高
　　目前大部分医院的档案管理，没有形成一整套科学统一的管理制度、标准和模式，不仅影响了档案工作的管理和利用，也给档案管理工作的现代化造成影响，阻碍了档案管理信息化的进程。同时，由于对档案重视程度不够，导致了档案信息资源开发不足、档案利用率不高。档案虽然收集、整理、保管了， 却忽视了档案信息资源的开发和利用， 使医院大量的珍贵档案沉睡在医院的档案室里，失去了其宝贵的利用价值，以致档案的利用效率大打折扣。
　　（三）档案管理人员的信息化素质不高
　　档案信息化管理要求工作人员既要有精通的档案业务知识，又要有相应的计算机操作技能和获取判断运用信息的能力。目前多数在岗的档案管理人员专业素质参差不齐，大部分人员都没有经过专业系统的培训，专业基础知识欠缺。多数信息人员原是医技、护理类人员，他们对单位开展的科研项目和新业务、新技术不甚了解，工作处于被动状态，服务方式墨守成规，信息渠道不通畅，利用率低，从而直接影响了医学档案管理的规范化、标准化和科学化。

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