大数据环境下高校档案信息化建设问题及对策

　　摘 要 档案工作历史悠久，随着信息时代来临，档案工作将面临巨大的变革，即从传统的纸质档案为主的档案工作转变为现代化的以电子档案为主的工作模式。高校档案作为档案文化建设的重要一部分，也亟须进行档案信息化建设。采用SWOT分析方法，来探析在大数据的环境下，我国高校档案信息化建设的发展状况，提出相应策略。
　　关键词 大数据 高校档案工作 档案信息化
　　中图分类号 G270.7 文献标识码 A 收稿日期 2018-05-10
　　Abstract The archival work has a long history. With the coming of the information age， the archival work will face great changes， that is， a shift of work model from the traditional paper archives to the modern electronic archives. As an important part of the construction of archival culture， archives in colleges and universities are in urgent need of informatization construction. The paper adopts SWOT analysis method to analyze the development situation of archives informatization construction in colleges and universities under big data environment and puts forward the corresponding strategies.
　　Keyword big data； university archival work； archives informatization
　　檔案是传递知识、情报和信息的重要载体，具有“收藏保存”和“社会利用”的价值，对社会各行各业都具有重要意义。高校作为社会组织的一个重要单位，必须重视高校档案工作。我国的档案职业发展史源远流长，随着文字的出现，原始的文书档案也随之产生。在纸质社会，传统档案的产生及管理工作都基于笔纸之上、口口相传及人工操作，不仅存在管理方式落后、档案人员素质能力不足、信息传递失真、出错率高等问题，也影响档案工作的发展。
　　随着经济和科技的不断进步与发展，在信息化社会里，运用电子技术进行档案的信息化管理模式应运而生。在大数据环境下，档案工作进入了“夹缝期”，不仅要依赖传统的纸质档案工作模式，又必须尽快适应电子档案带来的压力和挑战。如今，高校档案信息化建设日渐成为各高校职能建设的重要部分，即以纸质档案信息化为重点，以建设资源为核心，以建设计算机网络为基础，以扩大开发利用档案信息资源为目标的一项重要工作。笔者将从大数据环境视角下，探析高校档案信息化建设过程中呈现的趋势及问题，并提供相关的解决策略。
　　一、大数据环境下高校档案信息化建设意义
　　1.顺应时代发展的潮流，符合社会发展的需要。信息化时代来临，由于互联网、云技术、物联网等全新一代信息技术得到广泛使用，数据信息规模的爆炸性增长使得纸质档案管理模式应接不暇。信息化时代的来临催生了档案信息化，它是我国档案工作建设中的一个紧迫任务，也是完善高校档案馆建设，实现高校办公室自动化的一个重要工作内容。
　　2.提高档案管理效率，接轨高校办公自动化。早期的纸质档案管理工作，由于受单机或局域网环境的限制，信息化程度低，导致大多档案工作管理及信息共享仅局限于档案馆内部，且大多档案工作包括收集整理、归档、信息录入、编目、编制案卷等，都是由人工操作完成的[1]32，工作量极大。不仅存在工作效率低、出错率高，信息失真、文件易丢失、文件保存寿命短等缺点，还难以发挥共享档案信息的作用，使得大部分档案处于“重藏轻用”的闲置状态。在大数据环境下，依托互联网、计算机系统等信息技术管理模式，无论是纸质还是电子档案都能得到高效有序的管理。高校的档案管理人员可利用网络进行收发文件，并通过电子系统进行档案数据录入、归档、检查等，缩短档案形成及利用周期，提高工作效率。随着各高校普遍建立校园网，档案员可通过网络实现档案管理系统和高校办公自动化系统的有效接轨，适时接收在办公自动化过程中形成的电子文件数据，并转化为电子档案进行有效管理，以便优化档案信息资源。
　　3.拓宽高校档案的服务领域。大数据环境下，高校档案工作从传统静态型、封闭式、纸质化管理方式转变为现代动态性、开放式、“纸质+信息化”管理模式[2]135，充分发挥了其“以史鉴今，资教育人”的重要作用。高校可依托电子技术，将一些不易保存的、年代久远的档案生成电子档案以作备份，并且可通过加密设限等功能保障档案的安全及资料的真实性；也可建立电子档案网页，管理学生学籍档案，便于学生和教师随时随地查询；此外，还可开设网上图书馆、电子数据库资源（如CNKI系列数据库、EBSCOhost系列数据库、TWS台湾学术期刊数据库等）等服务领域，方便教师教学和学生学习。
　　二、大数据时代下高校档案信息化趋势及问题
　　1.档案信息化是高校档案工作的发展趋势。现代科技为我们提供了方便快捷、高效安全的技术条件。高校档案工作也因此而受益，通过采用先进的电子技术，来不断改进管理手段，拓宽高校档案服务领域，提供高效、高质的服务内容，呈现出向信息化、网络化、多元化、多层次的管理方向发展的趋势。
　　2.高校档案信息化建设的主要影响因素。影响高校档案信息化建设的因素主要有技术（硬环境）因素和非技术（软环境）因素[3]254。硬环境一般包括完善的电子设备、广覆盖的网络、相关的信息技术等。高效高质的档案资源建设、信息管理和信息服务取决于良好的硬环境。软环境一般包括优秀的人才、充足的资金资源、相关体制机制、健全的法规政策等。缺乏软环境的支持，也会影响档案信息化建设的进程。

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