新形势下档案信息化建设面临的问题及解决对策

　　摘 要：科技在迅猛发展、社会在不断进步、国家在日益强大，档案部门要充分认识档案信息化建设的重大意义，站在新的起跑点，用新思路、新办法，与时俱进、开拓进取，全面推进档案信息化建设，促进档案事业持续健康快速发展，为我国改革开放和现代化建设服务。
　　关键词：档案管理；信息化；问题；对策
　　1 档案信息化
　　随着各领域信息化的不断深入，信息技术的应用不断拓展，信息对企业发展的驱动作用日趋明显。作为企业在日常管理中所形成的具有保存价值的档案的管理信息化也成为推动企业可持续发展的重要路径。从档案介质类型看，档案可分为传统形式档案和数字档案。从管理方式上看档案管理经历了人工管理、电子化管理、信息化管理阶段。
　　档案信息化是以计算机信息技术为手段，对传统档案及档案管理业务进行变革，实现从纸质档案向数字档案的载体形式转变、人工管理向计算机管理的管理模式转变，从而提高档案收集、处理、保管、利用等各个环节的效率。
　　数字化是计算机信息处理的首要环节。数字化就是通过各种计算机输入设备将信息输入计算机系统，转变为可以被计算机识别和处理的计算机编码，方便计算机的处理。在档案信息化中，档案信息只有通过数字化才能最大限度地发挥档案信息应有的功能。因此，档案数字化是档案信息化的前提条件。
　　2 企业档案信息化建设的必要性
　　2.1 信息资源筹划的要求
　　在信息时代，企业的信息需求越来越高，而企业的信息资源缺乏统一的管理和标准，企业信息资源的开发和利用难度较大。而档案信息化建设能够提高企业信息发展水平，加强对档案信息的开发利用，促进档案信息共享，实现对档案信息的统一管理和规划。由此可见，开展档案信息化建设是企业信息资源筹划的要求。
　　2.2 档案企业现代化发展的要求
　　受传统管理模式的影响，企业管理存在着大量的人力、财力和物力浪费的现象，并且，企业传统档案管理十分重视对档案实体的管理，而忽视了信息化的档案管理，档案管理质量不高。开展现代化档案管理能够加强信息技术在企业管理中的应用，优化档案信息资源的利用，提高档案的现代化管理水平，促进企业现代化发展。
　　3 档案信息化管理工作的现状分析
　　首先，企业进行信息化档案管理时，缺乏合理的管理制度。目前，较多的单位对档案管理信息化建设缺少足够的重视，没有投入充足的精力规范档案管理制度。尽管有的单位制定了档案管理制度，但是在执行的过程中却存在许多问题，缺乏足够的深度和广度。相关部门对职责的认知不足，没有按照要求进行工作，使得档案管理信息化只是形式化地存在于单位的管理制度中，失去了实际意义和作用。
　　其次，相关的资金投入力度不足。由于企业内部没有重视档案管理工作，单位的财务部门没有对档案管理方面投入更多的资金，并且现有的资金也不足以支撑档案管理信息化的建设，导致档案管理部门的工作环境比较破旧，相关的设备较为陈旧。在这种工作环境下，工作人员的工作态度不端正，对工作的热情和积极性不高，致使档案管理信息化的建设步伐极为缓慢。
　　最后，从事档案管理的人员缺乏足够的专业素养，导致档案管理信息化建设出现阻碍。
　　4 推进档案管理信息化发展的对策
　　4.1 从根本上转变传统管理理念
　　用科学的档案管理信息化理念重新武装我们的头脑，正确的引导广大人民对现代化的档案管理进行全新的认识，营造出一个适应档案管理信息化的内部环境和外部环境，重视档案管理信息化技术，掌握档案管理信息化技术，培养我们新的档案管理技能。档案管理信息化是一个庞大的新世纪工程，它是一个对我们子孙后代都有利的流芳工程。
　　4.2 加强政策和资金支持
　　以必要的政策和资金上的支持，加强投入，确保基本建设的顺利实施。尽快推动传统档案管理向档案管理信息化的转变，促进我国档案管理事业的可持续的发展，健康的发展，快速的发展。近些年来，我国档案管理信息化的运用，虽然付出了很大的努力，付出了相当的人物财务精力，却始终还处于初级阶段。许多人都没有意识到“数据环境”在档案管理信息化系统应用中对模块功能的重要性，造成开发出来的应用程序功能单一、水平低下。档案管理信息化建设的基础和核心是数据的集成。而现在档案管理信息化系统建设就是从数据库以及数据文件入手，改善应用数据库环境，改造成主流的高档次的主题数据库和检索系统。
　　4.3 坚持数字化标准，加强技术路径与信息系统维护
　　档案信息系统是档案信息化必然依靠的技术力量，是电子档案管理的基础平台。档案管理软件集档案全文录入与检索，图像、录音、录像等多媒体档案管理，档案信息统计，档案借阅利用等多功能于一体。在享受档案信息系统提供的便利的同时，我们也要意识到，任何一款信息系统都会面临安全因素的困扰，如信息网络自身的脆弱性、系统软硬件故障、通信协议漏洞、外部恶意攻击、误操作、其他事故与灾害等。档案专职人员是系统的使用者，也是系统的维护者。要抓住具体的信息系统的特点，充分地使用好该系统，并坚持定期维护升级与危机防范。各单位除了购买和使用现成的档案信息系统，还具备创新技术手段的自主权。以信息通信技术为例。ICT是采用现代信息化手段实现对档案信息资源的整合和全面管理，进而提供高效服务的一项重要的技术路径。信息通信技术融合档案服务功能，改变传统档案实体管理过程中，简化手工检索方式，是实现信息化档案管理、计算机检索以及高效率查阅和调取利用，是促进档案信息化、数字化发展，建立“智慧档案管理”的重要途径。
　　因此，要遵照档案数字化的目的与要求，利用良好的技术手段保障档案信息系统的运行，在档案信息处理中兼具规范性与灵活性，不断提高数字化工作能力。
　　4.4 加强实现信息资源共享
　　发展“信息资源共享”是档案信息化管理的发展趋势，现代档案信息化管理要树立更高更强的奋斗目标，不断向前发展，企业要对档案的整理进行结构优化，优化档案信息资源的布局，进而实现资源共享。
　　4.5 加強档案信息化专业人才队伍建设
　　档案信息化建设离不开专业化、高素质的档案管理人才，掌握以计算机网络技术为代表的现代信息技术是新时期对档案管理工作者的基本业务要求。档案室应结合本单位员工的实际情况，以定期业务培训、到相关培训机构进修、开展兄弟馆室业务交流等方式，提高档案管理人员的计算机及对相关硬件设备使用维护、网络设计与融通、软件开发与利用、电子档案信息采集和加工等方面的专业技能，努力建设一支档案管理和现代信息技术双过硬的复合型人才队伍，全方位的提升档案管理人员的素质与能力。
　　5 结语
　　综上所述，在全球科技快速进步的整体发展形势下，档案事业必然要强化信息化建设，这有利于在新时期进一步发展档案管理事业。所以，在正确的档案管理理念下，需要通过加强政策和资金支持、坚持数字化标准，加强技术路径与信息系统维护、加强实现信息资源共享以及专业人才队伍建设，加快档案工作与信息社会相融合的步伐，完善信息化建设，最终实现档案事业的跨越式发展。
　　参考文献
　　[1]吴玲.实施档案信息化推进地方高校可持续发展[J].改革与开放，2018（15）：157-160.
　　[2]邱宗灿.影响档案信息化发展的因素[J].黑龙江档案，2018（03）：30-31.
　　[3]邰慧.档案信息化建设及资源开发建设的思考[J].黑龙江档案，2018（03）：63.

相关热词搜索：信息化建设 新形势下 对策 面临 档案