档案信息化建设与档案管理探析

　　摘 要：近年来，我国社会经济发展十分迅猛，信息化技术得到大范围推广和应用，对人们的工作和生活都产生了巨大影响。档案作为承载信息和促进信息传播的重要载体，也开始得到相应的重视。如何将信息化发展作为依托，积极探索档案信息化建设，构建信息化管理模式，成为相关工作人员重点关注的问题。因此有必要结合档案信息化建设和发展的现实需求，对档案管理工作进行改革创新，提高档案管理工作的影响力，为社会经济建设和发展提供有效的支持。
　　关键词：档案信息化建设;管理;措施
　　现如今，传统的档案管理方式已经跟不上社会的发展速度，档案管理工作作为整个档案工作的核心内容，主要包括档案数据整理、档案资料收集以及保存，对资料进行存储、下载、上传、分类以及检索等操作。档案管理的工作质量对企事业单位的发展起到了非常重要的作用，为了更好地保证档案管理工作的科学高效运行，要制定科学合理的策略。
　　一、档案信息化的概念
　　档案信息化有以下几个特征：档案工作中大规模运用信息技术，实现档案资料的信息化转化，具有比较完善的档案工作信息网络，有精通信息技术的人才和政府财政支持及各类政策的保障。具体到概念上来讲，档案信息化就是指把档案资料信息的汇总、收集、存储、检索、管理、挖掘利用等工作通过现化信息、网络等技术进行综合记录的过程。传统档案管理方式经过多年的发展，虽然有了长足的进步，但也存在各种问题，比如效率低下、检索不便、保存不当等问题一直得不到很好解决。相比之下，档案信息化就能更好地保存各单位、个人在发展历程中的重要信息，能提高效率、方便检索、便于保存，对于服务社会具有重要意义。因此，应加快推进档案管理信息化建设工作，充分利用信息化优势和现代技术来改造档案工作各个环节，以信息化形式来替代以前的档案实体化样式，把传统纸质形态信息转化为电子形态信息，构建档案工作管理服务的新机制。
　　二、档案信息化建设存在的问题
　　（一）档案信息化建设缺少现代化的人才
　　在当前的管理过程当中，尽管相关的技术和设备有了进步，但是相关的技术人员并没有成熟起来。在档案信息管理的过程当中，相关的技术人员并没有得到真正的提高，相反的，有些相关的技术人员，反而混水摸鱼，只是单纯的拿着薪水，并没有工作质量上的提高。针对这种情况，相关的部门应该组织起来进行学习。除此之外，应当设立专职人员，专门进行信息化管理工作，这方面在很多企业或者是事业单位都做的不够。
　　（二）档案信息化建设缺少客观的配套设施的支持
　　在目前的档案管理工作当中，许多行业先后引进了较为先进的计算机信息化录入技术，但是由于目前的档案管理电子设备无法满足当前档案管理大型化复杂化的特点，导致档案管理的现代化并没有得到突破性进展。除此之外，档案的科学化管理依然是我国处在萌芽阶段的试用阶段，其间存在着种种问题，仍然需要各个部门的协调与共同发展。
　　（三）电子文件保存的安全性低
　　传统档案信息管理运用的相关方法会花费大量的时间和精力，使得电子文件保存存在安全性隐患，收集档案信息的速度较慢，收集过程需要耗费大量的时间，很大程度上消耗了大量的工作量，从侧面来看，这也使得电子文件在保存上存在着一些安全隐患。信息时代下，信息技术的运用能够大大提升档案管理的效率，提升了保存档案的安全性能，但是有些电子文件也会容易丢失和改变，数字化信息的运用使得其突破了传统的存储载体，改变了传统固定的档案信息存储模式，但是这样的模式也会存在大量的安全性问题，电子文件的存储和保存也要给予高度的重视，电子文件存储不固定使得档案信息的安全性难以保障。
　　（四）对档案信息化建设资源利用方面存在错误的认识
　　档案信息化建设最终目的是为了加强档案信息的利用，提高档案管理规范化水平，将有价值的资料进行分类整理，运用电子化的形式进行保存，从而提高保存的规范性，更好地帮助应用。但是目前在档案信息化建设方面往往比较注重档案资料的管理和保存，对档案资料如何进行深度应用等方面缺乏积极探索，从而影响了档案信息资源的有效利用，难以体现档案信息化建设的实质意义。
　　三、加强档案信息化建设和档案管理具体措施
　　（一）构建电子档案管理记录系统
　　为了更好的保证电子档案的真实性和完整性，档案部门需要对构建电子档案管理记录系统工作产生足够的重视，能够最大程度的减少随意更改情况出现的可能，同时可以为档案信息化建设工作提供更多的数据支持，加快档案信息化建设速度。档案管理部门还要建立专门的电子档案数据库，在数据库中对各类档案的多种形式和版本进行保存，为后期工作人员研究提供更多的便利條件。
　　（二）实现档案服务智能化
　　提高档案管理者的工作能力是实现档案服务智能化的关键因素。首先，改变传统档案管理的被动化服务模式，树立变被动为主动的服务思路，全面提高现有档案数据信息的利用效率与质量，充分发挥出现有档案数据信息的价值。其次，充分的利用云计算技术和智能化技术加强档案数据信息推送服务能力，适应当前用户对智慧性服务的现实需求，从用户的日常行为中对其数据需求信息进面分析，例如根据用户身份的分析探索有效数据挖掘方法，结合信息化技术为用户提供智能化的服务。
　　（三）调整管理方式，健全信息资源管理体系
　　在初步认识到档案信息化建设重要性的情况下，各单位要想促进档案信息化建设实现持续稳定发展，提高综合建设效果，就应该结合具体的情况分析档案管理工作的基本情况，并制订科学的管理方案，不断提高管理信息化程度。通过分析档案信息化建设背景下的档案管理改革工作，能够看出档案管理信息化建设与传统纸质化档案管理工作存在明显的差异。在具体建设实践中，各单位需要结合电子档案和数字档案的实际情况对管理工作加以调整，进而构建更加完善的管理体系，不断提升综合管理效能。一方面，各单位要结合档案管理信息化建设的工作需求不断完善管理制度，并结合制度规范制订相应的管理方案，对管理流程加以明确，确保在信息化管理模式下，如果其中一个环节出现了管理问题，能结合实际情况对各项管理措施加以调整，避免各环节问题影响信息档案的完整性，为档案管理工作的稳定发展奠定坚实的基础。另一方面，各单位要不断完善档案信息管理制度以及法制化发展进程，创新档案综合管理工作，在完善制度体系的前提下提高档案管理工作的基本效能，保障档案管理工作的综合发展成效。

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