知识管理背景下民营企业档案管理信息化建设

　　摘要：知识管理是当前企业管理的重要发展趋势，各大企业都在积极进行知识管理，在这一背景下，民营企业档案管理也不能落后，因此，进行信息化建设是民营企业的首要选择。基于此，文章从知识管理的含义出发，分析知识管理背景下企业档案信息化建设的意义，并进一步探究信息化建设途径，旨在为相关人员提供借鉴。
　　关键词：知识管理；民营企业；档案管理；信息化
　　档案信息化建设工作是随着科技、互联网技术的发展而发展，适应知识管理时代社会的发展需求的一种新的档案管理方式，实现档案工作管理的高效与便捷是档案的信息化。信息化档案是利用各种档案资源的整合和应用，通过互联网技术将档案信息资源进行共享，极大地方便档案的查询与管理，有着极为现实的意义。
　　1.知识管理的含义及作用
　　知识管理的含义是指，在组织中构建一个人文与技术兼备的知识系统，让组织中的资讯与知识，透过获得、创造、分享、整合、记录、存取、更新、创新等过程，达到知识不断创新，并进而回馈到知识系统内，形成永不间断的累积个人与组织的知识，并最终形成企业管理的知识资本，有助于企业做出正确的决策，以适应市场的变化。
　　知识管理不仅能在知识领域建立一个强势平台，还能逐步渗透到企业流程与运作中，具有创造性的知识管理体系能切实的提高企业生产效率，以达到降低成本增加收入的目的。
　　2.知识管理背景下民营企业档案信息化建设的意义
　　企业档案记录着企业的发展历程，是企业发展中一种不容忽视的无形资源，在市场经济竞争越来越激烈的背景下，档案已经成为企业深入挖掘自身核心竞争力的重要内容。以往，企业会采用纸质的方式保存企业管理决策、生产经营等一系列档案，这种档案管理方式很容易导致档案受损，而在知识管理的背景下，企业在开展档案管理工作的过程中，能够应用计算机内部强大的系统，更加充分地搜集、储存、使用档案资源，为企业带来更大的市场竞争优势。近年来，我国的档案管理模式和制度都发生了转变，通过档案管理信息化建设，做到了采用知识管理的方式进行档案信息挖掘，档案资源的高度共享将档案的价值充分地发挥了出来。
　　知识是信息时代最大的特征，企业必须采取有效措施不断获取最大化的知识资源和档案信息资源，在这一过程中，必须意识到重要的知识信息存在于档案当中，因此，在实际展开档案管理工作的过程中，不仅应注重对档案资源的搜集和储存，还应加大知识挖掘力度，高效展开知识管理。
　　3.知识管理背景下民营企业档案管理信息化建设途径
　　3.1自主选择合适的档案管理模式
　　国外企业对档案管理模式的选择告诉我们，对档案管理模式的选择应该建立在考虑公司实际情况和需要的基础上，对企业档案有选择性的保存，可以根据重要程度选择保存的优先度，对企业重要的档案优先保存。在我国，国有企业的任务是调整国民经济发展，对于国有企业调整也主要是行政命令，国有企业的档案管理采取统一的管理方式，许多民营企业就纷纷效仿这种管理模式。民营企业应该充分发挥档案管理的自主性，在充分了解自身条件的基础上，比较各种模式的优缺点，选择适合自己发展的档案管理模式，而不能一味盲目的追风，采取一刀切。但是，在选择相关模式的同时，要听取专业人士的建议，不能把自主性当作一种随意性，按照自己的意愿选择，要在尊重客观条件的基础上选择。相关的档案管理行政部门对民营企业给予一定的指导和建议。
　　3.2档案管理信息化应以知识管理为指导
　　在档案管理信息化建设中，单纯地引入计算机以及网络技术是不够的，还必须将信息化技术融入整个档案管理的流程当中，而对档案信息中的知识资源进行充分的利用，是档案管理信息化建设的重点，因此在新时期，档案管理人员必须以知识管理思想作为指导，充分发挥信息技术的基础性作用，才能够高效完成档案管理信息化建设。
　　3.3进行档案数字化建设
　　为充分融合数字信息化管理技术，结合智能化档案室建设，民营企业可以启动档案数字化项目。对企业内部纸质档案材料逐页进行数据扫描和高清图像加工，为每位员工一对一建立电子档案。同时，开通数字化档案查阅终端，坚持查阅系统专网专用、封闭运行。通过设置访问权限、身份识别、密钥登录等方式，确保数字化档案的高度安全。
　　另外，企业要坚持对新接收的档案材料及时进行数字化处理，并逐步形成常态化机制，防止纸质档案与数字档案出现“两张皮”现象。搭建数字化档案查询平台，实现档案接收、查阅、借阅、转入、转出登记电子化，在员工工资核定、工作调动、提拔任用等多项工作中均查阅数字档案，有效避免纸质档案丢失、篡改、增减内容等情况的发生，实现人事档案工作由简单管理型服务向研究开发型服务的转变。
　　结语
　　总而言之，知识管理背景下，民营企业档案信息化建设十分必要。因此民营企业应以知识管理为指导，根据自身情况选择合适的档案管理方式，不断提升信息化建设水平，保证企业档案的时效性、完整性，确保档案做好企业文化建设和稳步发展的坚实后盾。
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