重点档案抢救实施工程化管理研究

　　摘要：本文对重点档案抢救实施工程化管理的研究现状、研究的内容、基本思路和方法进行概略性的探讨。
　　关键词：重点档案　档案抢救　工程化管理管理
　　
　　1、工程化管理的概念及其国内外研究现状
　　
　　工程化管理亦称工程管理、工程项目管理。本项目中称为“工程化管理”。工程化管理出现于上世纪50至60年代，其一出现就引人注目。1957年美国杜邦公司把这种方法应用于设备维修，使维修停工时间由125小时锐减为78小时：1958年美国人在北极星导弹设计中，应用工程项目管理技术，使设计完成时间缩短了两年，由于工程项目管理在运作方式和管理思维模式上最大限度地利用了内外资源，从根本上改善了管理人员的工作程序，提高了效率、降低了风险，从20世纪60年代开始以来，它被广泛运用到航空航天、国防、信息、建筑、能源、化工、制造、环保、交通运输、金融、营销、服务、法律等行业，以及国家和地方政府乃至联合国，它不仅适用于大公司也适用于小型企业。目前，在全球发达国家的政府部门和企业机构中，项目管理已成为运作的中心模式。
　　工程管理学作为一门学科，产生于上世纪80年代后期。其核心是对一个工程从概念设想到正式运营的全部过程进行管理。包括投资机会研究、初步可行性分析、最终可行性分析、勘察设计、招标、采购、施工、试运行等各个阶段的全程管理。
　　自上个世纪50年代末、60年代初以来，学术界与各有关专业人士对项目管理的研究基本上在两个方向努力。一方面是各领域的专家们在探讨本学科在项目管理中有无用武之地，如何将本学科领域的专业理论、方法应用于项目管理。另一方面则是各行各业的专家们在探讨如何把项目管理的理论、方法应用到本行业中去。如建筑业、农业、军事工业以及近几年呼声很高的IT行业等。
　　我国的工程化管理应用起步于上世纪90年代，起初的应用都是在一些与国际联系较密切的大型建设项目，如大型电厂、三峡大坝、机场、高速公路等。认识到它的重要性后，我国政府开始在一些大型国企如中石油、宝钢等进行推广应用。自2002年以来，工程项目管理开始在中国显现燎原之势。如在软件行业中，大型软件开发已开始系统运用项目管理的技术与方法。
　　我国对工程管理的研究亦起步于上世纪90年代，在中国知网上以“工程化管理”为检索词，对篇名项进行查询。共得374篇，最早的为1999年：以同样的检索词，对主题项进行查询，共得313760篇，最早的为1997年。不仅论文的数量逐年上升，而且涉及的行业也越来越多。
　　档案界对此问题的研究尚未开展起来。在中国知网上以“档案”+“工程化管理”为检索词，对题名项与主题词项进行检索，没有查询到相关文献，以“档案”+“工程管理”为检索词。共得388篇文章，但内容多与“工程化管理”无关。以“重点档案抢救”检索词，查得文章28篇(2006－2007年)，同样与“工程化管理”无关。因此，从目前公开的文献看，重点档案抢救实施工程化管理研究在档案界还是一个全新的领域。工程化管理在档案学及档案工作实践中的应用，有可能成为今后一个时期档案学研究的新热点。
　　
　　2、重点档案抢救实施工程化管理研究的意义
　　
　　从学术上讲，对档案工作中的某项工作实施工程化管理是档案学研究的一个新领域，这类研究有助于促进档案学在与工程学、管理学、社会学等学科的交流融合中不断发展。从某种意义上讲，这一研究也是档案学的一种创新。更重要的是，这一研究并不是单纯的理论研究，而是基于重点档案抢救的工作实践，并服务于重点档案抢救工作。因此，研究必须理论联系实际。研究的理论价值不仅仅在于为重点档案抢救实施工程化管理提供了理论上的支持，而且为今后类似研究提供了一种可供借鉴的思路。
　　从经济上讲，对于重点档案抢救这类由政府投资，且最终没有可供销售产品的项目，节约就是价值。本研究的经济价值在于通过对重点档案抢救实施工程化管理——对重点档案抢救工作的成本、人员、进度、质量、风险等因素进行科学分析与严格管理，以最合理、最有效、最经济的方法保证重点档案抢救工作的顺利完成。
　　本研究对于经济相对落后的中西部地区，有着特别的经济价值——在当地公共财政对档案事业投入相对不足的情况下，合理用好国家的每一分投资，就是最大的效益。
　　从推广应用上讲，研究侧重于重点档案抢救实施工程化管理的一般性流程与原则，其研究结果不仅仅适用于全国省、市(地)、县(市)国家综合档案馆重点档案抢救工作，亦可以应用于馆藏档案数字化加工、档案基础数据库建设、区域性电子文件中心数据库建设等工作中。
　　
　　3、重点档案抢救实施工程化管理研究的主要内容、基本思路与方法
　　
　　主要内容：自2006年起，国家开始对重点档案实施抢救，为此国家每年要投入大量的资金，各级档案部门亦投入大量的人力、物力与精力。
　　对重点档案抢救实施工程化管理说到底就是对成本、人员、进度、质量、风险等因素进行分析与管理，以最合理、最有效、最经济的方法保证重点档案抢救工作的完成。
　　重点档案抢救工作的对象是馆藏重点档案，这些档案往往具有珍贵性、唯一性、不可复制性与易损性。基于上述特点，重点档案抢救工程项目管理与其他工程项目管理相比，有很大的独特性。另外，重点档案抢救是一种特殊的工程项目，它的产品或者服务是对重点档案实施某种保护性措施。
　　重点档案抢救工作具有持续性、多样化、同事不同价等特点。持续性是指这项工作不是一两年就可结束的工作，而是今后一个时期内的持续多年的工作：多样化是指由于档案载体的多样化与抢救措施的多样化，从而导致抢救方案与结果的多样化：同事不同价是指同样或类似的档案，采用的同样或类似的抢救措施，受不同地区经济技术条件的影响，其最终投入完全不同。
　　对重点档案实施抢救的过程，与实施一项工程在过程上有着许多相同与相似之处。本研究结合重点档案抢救工作的实际，拟从重点档案抢救工程化管理概念的界定，重点档案抢救工程化管理的对象、特点、必要性、可行性，重点档案抢救工程化管理的目标、内容、一般流程、一般原则等方面，对重点档案抢救实施工程化管理进行较为系统的研究。通过研究发现重点档案实施抢救过程中存在的共性问题，汲取其他行业类似工程的教训，总结已有的成功经验，摸索行之有效的管理方法，为日后的重点档案抢救工作提供参考。
　　本研究的主要思路包括：界定重点档案抢救工程化管理的概念：确定重点档案抢救工程化管理的对象；归纳重点档案抢救工作的特点(面临的问题)；阐明重点档案抢救工程化管理的必要性与可行性：确立重点档案抢救工程化管理的目标：明确重点档案抢救工程化管理的内容：描述重点档案抢救工程化管理的一般流程；提出重点档案抢救工程化管理的一般性原则。
　　主要方法：本研究拟采取理论与实践相结合的研究方法。经过充分的理论准备，学习、消化、借鉴其他行业实施工程化管理的经验，熟悉重点档案抢救工作的作业流程，提炼出重点档案抢救工作的一般流程，分析归纳出重点档案抢救工作的一般特点，寻找出重点档案抢救工作经常与可能出现的问题，在此基础上总结出重点档案抢救工作的一般原则。
　　研究拟采用分层重点跟踪调查的方法，按1：3：6的比例与经济条件较好、一般、较差三个层次，选择省、市(地)、县(市)10个档案馆，对重点档案抢救工作的现状及工作流程进行调查。如果条件与时间允许，县(市)档案馆将在不参加调查的市(地)选择，以扩大调研范围，提高调查的代表性与置信度。
　　在充分的理论准备与调查研究的基础上，运用定性分析与定量分析的方法，归纳提炼出相应的理论成果。
　　
　　4、重点档案抢救实施工程化管理研究的难点、创新点和主要观点
　　
　　本研究的主要难点有三：一是重点档案抢救工作的周期较长，从申报到最终完成，少则1年，多则数年。因此研究的周期也相对较长。二是对省、市(地)、县(区)三级多个国家综合档案馆进行实地跟踪调查需要耗费大量人力。三是重点档案的多样性决定了重点档案抢救方式方法的多样性，从而增加了研究的复杂性。合理选择代表性强、周期短，吸纳项目涉及的各级国家综合档案馆的同志参与课题研究，并给予参与项目研究单位适当的费用支持是克服上述困难的有效方法。
　　本研究的创新点在于将工程化管理理论与实践通过重点档案抢救引入档案界，为工程化管理理论在档案工作实践中的应用开辟新途径，
　　本研究的主要观点：重点档案抢救、档案信息系统建设、馆藏档案数字化等工作与其他行业的工程项目有着许多共性与相似之处。因此，工程化管理的一般原则与方法，同样适用于重点档案抢救、档案信息系统建设、馆藏档案数字化等工作。借鉴与模仿工程管理的方法，探索与总结重点档案抢救、档案信息系统建设、馆藏档案数字化等工作工程化管理的规律与经验，将有助于保障此类工作的成功率、提高资金使用效率、防止工作的盲目性、随意性、重复性，避免损失浪费。

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