小型企业办公自动化系统开发与设计初探

　　【摘要】本文论述了办公自动化系统的设计原则，办公自动化系统的整体技术架构，结合工作实际，提出办公自动化系统的安全措施。从而为企业的现代化管理提供依据。
　　【关键词】小型企业；办公自动化系统；开发；设计
　　办公自动化（Office Automation，简称OA）是将计算机网络功能与现代化办公进行结合而产生的新型办公方式，通过实现数字化办公、办公自动化，能够有效优化管理组织结构，变更管理体制，提高管理效率与办公协调能力，并加强了管理组织者决策的一致性，最终实现提升决策对企业效能影响的目标。本文探讨了小型企业办公自动化系统的开发与设计，以系统整体目标的建设为原则，分析了系统构架、安全策略等内容，以期为小型企业办公自动化系统的开发与设计提供参考依据。
　　一、办公自动化系统的设計原则
　　（一）安全性与保密性。在对办公自动化系统进行设计时要将系统的安全性与保密性作为设计原则进行周密的考虑，并在系统中提供权限管控、单据附件保密控制等多项功能，为企业数据信息的安全提供保障。
　　（二）开放性与灵活性。开放性与灵活性作为办公自动化系统的设计原则是因为，通过灵活、开放的模块结构可以提高各个模块的独立性，从而降低模块间数据的偶合度，进而实现各个模块对数据依赖的降低。另外，办公自动化系统可借助于小型企业所使用的业务系统接口进行设计，从而更好地符合企业的实际情况，实现系统与外围系统区域性的互联互通。
　　（三）系统性与先进性。系统性，即：从整个办公自动化系统的角度出发，将设计的标准、代码的编写进行规范统一，并将系统采集的数据进行统一输入，以此来实现一次输入，全局共享。先进性则是指，使用当今时代较为成熟的信息技术，在满足当前业务需求的同时，留有功能拓展的空间。
　　（四）满足企业的多方面需求。为企业决策者、管理者对公司实施业务数据的了解服务，并为其提供符合项目管理要求的项目管理模块，彰显重点项目的人员、问题、汇报、计划、进度、知识文档等信息，且在设计时将系统使用简易程度作为优先考虑的问题。另外，还需将企业人力资源部门的需求作为设计原则，为其提供解决员工考勤、培训、社保、薪酬等问题的对策。
　　二、办公自动化系统的整体技术架构
　　（一）服务器与数据库服务器的部署方式。采用分层的技术架构将服务器与数据库服务器进行分别部署，以此来增加安全性。应用服务器相对面向使用者较容易受到威胁，将其分开部署，即使服务器出现差错，仍可保证数据的完好。另外，分层的技术架构也便于日后对服务器或数据库服务器的扩展与改进。
　　（二）系统的部署方式。此系统应采用B/S结构进行统一的集中部署，使不同区域人员的办公可在同一平台上进行，并使用数据加密机制，保证数据在公网上传输时的安全性。
　　三、办公自动化系统的安全措施
　　（一）防火墙。防火墙作为一种常见且较为安全的网络安全保护措施，因其良好的性能在计算机中得到了普遍的应用，外部人员对企业信息服务器进行入侵时，必须先经过防火墙，才可接触到目标数据，在开发办公自动化系统时可对防火墙的安全等级进行自行配置，降低网络中病毒、木马传播的几率。
　　（二）移动U-Key。此安全措施常见于政府、银行等对安全需求较高场所的办公系统，移动U-Key指的是系统管理端将每一位用户分别制定一组身份识别吗，并且将用户的身份识别码作为唯一验证方式储存于与U盘相似的移动U-Key中，当使用时，需将随身携带的移动U-Key插入电脑，系统自动确认其身份后才可登陆系统接触数据，由此可见，采用移动U-Key能够有效降低公司数据、信息等资源外泄传播的风险。
　　（三）用户名与密码。用户名与密码是一种较为常见的系统安全策略，使用者通过预先注册号的账号与密码进行登录与身份的确认，通常登录后可直接接触符合其权限等级的数据。
　　四、办公自动化系统中数据信息的备份
　　（一）存储备份。存储备份指的是，工作人员对业务往来所产生的数据进行自行备份，较为常见的则是使用U盘进行备份，工作人员将U盘随身携带，安全性较高。
　　（二）双机热备。双机热备指的是将中心服务器改装为两台互为备份的服务器，且两台服务器不可再同一时间一起运行，当其中一台运行的服务器发生故障时，另一台服务器会自行启动，为整个办公系统的稳定性提供保障。
　　五、结束语
　　信息化建设是小型企业的毕经之路，应用办公自动化系统可以为小型企业的领导者、决策者提供更为清晰的企业走向，也可为企业各级管理工作提供便利条件，进而提高管理效率，加强员工的工作意识，为企业带来良好的影响。
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